Choisir le lieu de son séminaire d’entreprise

1) Définir l’objectif du séminaire

Avant toute chose, vous devez déterminer l’objectif principal de votre séminaire. Il existe de nombreux objectifs pour un séminaire professionnel :  motiver ses collaborateurs, séminaire d’intégration de nouveaux employés, séminaire de management ou lancement de produits … Définir l’objectif principal va permettre de mieux cadrer le choix du lieu qui sera le mieux adapté. Par exemple, pour un séminaire de travail, l’équipement des salles de conférence doit être le plus complet possible alors que pour un séminaire de motivation, les activités annexes et l’environnement direct du lieu doivent primer dans les critères de sélection.

Exemple d’objectifs

Motiver ses collaborateurs

Intégrer de nouveaux employées au sein de votre entreprise

Communiquer en interne sur un nouveau service, un nouveau produit

Former à de nouvelles techniques de management

2) Définir le nombre et profil des participants

Juste après avoir défini l’objectif de votre séminaire, il faut décider rapidement du nombre de participants. Le profil des participants est également un critère à considérer.

Le groupe sera-t-il composé principalement d’ingénieurs ? de développeurs ? y-aura-t-il des clients parmi les invités ? quelle sera la moyenne d’âge des participants ?…

Gardez en tête que pour être une réussite, votre séminaire doit répondre aussi bien aux attentes des participants qu’à vos objectifs. Cela est plus facilement atteignable lorsqu’on identifie bien le ou les groupes démographiques ( les personnes de même tranche d’âge par exemple, ou partageant les mêmes intérêts).

Plus vous fournirez un environnement adéquat à vos collaborateurs et plus les participants seront satisfaits et motivés pour atteindre vos objectifs.

3) Besoins Technique

Tailles des salles

Il convient de s’assurer que les salles soient suffisamment grandes pour accueillir l’ensemble des invités en fonction des évènements. Généralement, il faut une grande salle pour faire les présentations de style conférences et de plus petites salles, appelées salles de sous-commissions, pour travailler en petit groupes.

Les salles de séminaire doivent clairement indiquer la dimension en mètre carré ainsi que la capacité d’accueil des personnes, assises et debout. Idéalement la capacité d’accueil est indiquée en fonction des types des configurations des chaises en U, en classe, autour d’une table de réunion… mais également que ces salles soient bien équipées.

Pour les présentations, si il n’y a pas de matériel de diffusion vidéo et sonorisation il faudra prendre en compte le coût de la location de cet équipement. Des réunions en petits groupes

Confort et accessibilité

Le lieu doit pouvoir proposer l’accès à une restauration de qualité mais également à l’organisation de pauses café lors des réunions. L’environnement direct doit aussi être agréable  surtout si le séminaire s’étend sur plusieurs jours.

Des terrasses, des salons de détente ou simplement des espaces verts sont importants pour les lieux de vie hors réunions. Bien sûr, une piscine est toujours la bienvenue , même si elle n’est pas systématiquement utilisée.

Matériel technique

Le plus souvent, les salles disposent de systèmes pour diffuser de la vidéo et de l’audio mais ce n’est pas toujours le cas. La location d’une sono et d’un vidéo projecteur entraîne des coûts supplémentaires qu’il faut prendre en compte.

Si des événements type cocktail ont lieu en extérieur, il existe des sonos portables sur batterie très pratiques pour les discours. Les salles en sont parfois équipées.

Le Wifi est évidemment important mais une 4G performante peut suffire pour la plupart des réunions de travail.  Paperboards et consommables (feutres, papier et autres ) sont parfois fournis.

Ce qu’il faut prendre en compte :

Sono pour les différentes salles

Sono extérieur (pour discour)

Système de diffusion vidéo

Paperboard  et fournitures (feuilles, crayons…)

Wifi et couverture 4G

Taille des salles selon besoins

Capacité d’accueil des salles

Configurations possibles des chaises

4) Accessibilité du lieu

Souvent, les entreprises couvrent une zone géographique sur un département, parfois sur une ou plusieurs régions… Dans ce cas, mieux vaut privilégier un lieu central  entre les villes de cette zone, cela répartit les temps de transport pour tous les collaborateurs.

L’accessibilité doit permettre un transport sans trop de difficulté afin d’éviter les coûts supplémentaires et le temps perdu dans les embouteillages ou les correspondances des trains.

Enfin, vérifier que le lieu possède des accès adaptés aux personnes ayant un handicap.

Ce qu’il faut prendre en compte :

Lieu bien desservi (accès routier et gare)

Temps de transport égale pour l’ensemble des collaborateurs

Accessibilité handicapé

5) Budget

Dernier point et pas des moindre : le budget. Il est souvent établi en amont de la recherche et le choix du lieu va dépendre de son montant.

L’accessibilité va jouer un rôle puisqu’il faudra prendre en compte le coût de transport pris en charge par l’entreprise. Avion, train et taxis  sont autant de frais supplémentaires pour les lieux excentrés.

L’équipement nécessaire à votre séminaire sera peut-être présent dans la salle, si ce n’est pas le cas, la location de matériel gonflera la facture totale. C’est un élément important à prendre en compte lorsqu’on compare des lieux de séminaire.

Ce qu’il faut prendre en compte :

Estimation des frais de transport, des salles et hébergement

Frais de location du matériel non présent dans les salles

Services inclus (collation, nettoyage …)

En conclusion, la chose importante est de trouver un lieu agréable, authentique et surtout original. Cela permettra, pendant la durée du séminaire, d’oublier un peu la routine du travail. Ce peut être un château, un domaine ou un lieu plus insolite. Gardez en tête que se doit d’être suffisamment isolé tout en étant accessible et fonctionnel avec un matériel et des services qui permet de réduire les coûts supplémentaires.